Cómo mejorar la productividad personal

Este el el primer consejo que vas a ver en todas las webs, charlas, couching, etc, que veas, leas, etc. Y es que es muy importante hacer esto de una forma regular para mejorar la productividad. El asunto es que organizar nuestras tareas, los tiempos y qué tareas hacer primero es algo que lleva tiempo y esfuerzo mental, por lo que al principio nos costará hacerlo e incluso no lo haremos al no poder superar esa dificultad. El acostumbrarnos a hacer esa tarea de forma habitual hace que cada vez sea más fácil para nosotros, como cualquier ejercicio físico, por lo que cada vez lo haremos de forma más habitual y de forma más sencilla para nosotros.

También es una parte importante de nuestro entrenamiento cerebral diario el poder sacar tareas, ideas, cosas que hacer de nuestra cabeza para que no nos entorpezca nuestro flujo normal de trabajo. Si estamos trabajando en algo pero cada dos por tres nos viene a la cabeza que tenemos que comprar comida para el gato, o mandar un correo electrónico, esto nos frenará mucho. Lo mejor es o una aplicación del móvil o incluso lo que yo recomiendo, un pequeño bloc de notas para anotarlo todo, sacarlo de nuestra cabeza y en el proceso de planificación ya veremos cómo y cuándo lo hacemos. Por supuesto, aunque por motivos que ya comentaré prefiero el bloc de notas, si vas conduciendo en coche es muy útil algunas aplicaciones para el móvil que se activan por voz y nos sirven como un asistente personal.

Algo también muy importante sobre todo si trabajas por cuenta propia es ponerse objetivos diarios, semanales, mensuales e incluso anuales. Aunque he leído distintas cosas acerca de la importancia de esto y si realmente es útil yo pienso que si uno mismo no se va poniendo unos objetivos y el trabajo en sí no tiene una fecha fija en el corto tiempo, podemos acabar demorándonos demasiado y acabar haciéndolo todo a última hora o no haciéndolo. Aquí yo creo que lo dejo a la experiencia de cada uno y el conocerse así mismo, pero como digo yo creo que es importante. Comentarme si tenéis experiencia en esto como os va con el tema de los objetivos y plazos.

La famosa técnica de los dos minutos es algo así de que si una tarea la puedes hacer en menos de dos minutos hazla. Y es que muchas veces demoramos tareas que realmente se pueden hacer muy rápidamente y se van acumulando por pensar precisamente que se pueden hacer enseguida y acaban formando una bola enorme. Si puedes mandar un correo corto, ver el precio de algo en una web, etc, hazlo. Te sorprenderás cuantas tareas acumuladas se pueden hacer en dos minutos y han estado ahí acumulándose como esqueletos polvorientos en una cripta.

Va un poco en relación con lo anterior y es que hay tareas que parecen complejas que si las sabemos gestionar las podemos subdividir en tareas pequeñas de esas que he dicho que se pueden hacer en menos de 2 minutos, por lo que proyectos que a priori nos tiran para atrás por ser muy inabarcables o demasiado grandes si los dividimos en tareas pequeñas los podremos hacer sin problemas o en varias tandas. Vamos a poner un ejemplo. Imaginemos que somos fotógrafos y hemos hecho 300 fotos de una boda y tenemos que entregar un book a los novios en pocas semanas. A priori una tarea grande y pesada, pero si la dividimos en, por ejemplo, seleccionar fotos, cambiarlas al tamaño y formato adecuado, ecualizar los colores, corregir algunos errores, darles nuestro toque artístico…, etc, pues entonces son actividades cortas, que podemos hacer seguidas o intercalándolas con otras actividades para que no se haga tan pesado el trabajo y al final incluso haciéndolo más divertido.

Esto no va en contra de lo anterior, más bien lo corrobora. El asunto es como hemos dicho dividir los proyectos en actividades más pequeñas, pero sobre todo irnos por los proyectos que más difíciles creamos que nos van a resultar. Sino vamos a estar posponiéndolos hasta el infinito y más allá, y mientras más los pospongamos más pereza nos dará ponernos a ellos y así ad infinitum.

Bien, en este punto al menos puedo decir que estoy innovando un poco, no mucho, ya que no se suele mencionar en la mayoría de guías o artículos sobre productividad. Y es que un ambiente, limpio, agradable, que invite al trabajo y sobre todo que no tenga cosas que nos puedan distraer es seguramente para la mayoría incitación a la productividad. Si tenemos basura, estarás pensando todo el rato en que hay que limpiarla, y si hay mal olor estarás pensando más tiempo en eso que en el trabajo. Por eso digo, que tener un ambiente, limpio y agradable debería ser tarea primordial para todo espacio de trabajo.

Esto también es importante, y es que a veces nos sobrecargamos de trabajo que aunque sepamos hacer puede que otra persona lo haga mejor o simplemente lo haga dándole otra perspectiva y en el proceso nos quite ese trabajo. También es verdad que no siempre se puede delegar por motivos económicos, pero está claro que muchas veces ignoramos cuanto dinero nos puede aportar el delegar el trabajo a otra persona ya que ganamos tiempo y calidad de vida.

Poco que decir de esto, creo que la mayoría de nosotros cuando escuchamos esta frase "aprende a decir que no" pensamos, yo sé decir que no, eso a mí no me afecta. Pero la realidad es que la mayoría de nosotros sea por motivos económicos, por no quedar mal, o simplemente por rutina decimos que sí a trabajos y actividades que o no nos corresponden o simplemente nos rompen nuestro flujo de trabajo, haciendo que perdamos más de lo que ganamos. Además si aceptamos tareas de las que no somos demasiado expertos la realización de las mismas nos van a quitar más tiempo y por tanto dinero de lo que nos puedan aportar. Hay que ser muy crítico con nosotros mismos y lo que podemos y no podemos hacer.

Esta parte no siempre la hacemos o la hacemos de forma incorrecta y es muy muy importante. Y es muy adecuado el poder evaluarnos a nosotros mismos para poder tomar decisiones en el futuro sobre qué trabajos y actividades realizar y cómo realizarlas. Hay muchas formas y herramientas para medir esto, y nos vale tanto para nosotros mismos, un grupo de trabajo o una empresa completa. Por ello hablaré sobre ello en varios post en un futuro.

A veces nosotros mismos somos los mejores para valorar nuestro propio esfuerzo. Cuando termines algún trabajo importante recompensate, haz algo que te guste diferente del trabajo, tú te conoces y sabes que te puede ayudar para seguir motivado.

Bien, como ya he repetido hasta la saciedad y como decía Sócrates, Conócete a ti mismo. A veces hay momentos donde estamos más capacitados para ciertas tareas y en otros momentos para otras. Por ejemplo, muchos programadores prefieren la noche o la madrugada para las partes más intensas de su trabajo, otros prefieren las mañanas… pues eso.

Si eres programador o incluso diseñador o escritor y prefieres trabajar de noche porque eres más productivo que sepas que no estás solo y te dejo un enlace que lo explica.

Y este no por ser el último es el menos importante, todo lo contrario, podría hasta ser el primero y el más importante y es que hemos dicho nada más empezar ser productivo no es trabajar más horas, sino hacerlo de forma más eficiente y para ello, el descanso, desconectar de vez en cuando y unas buenas vacaciones son indispensables. Y esto último es para reivindicarlo aún más ya que parece que la tendencia en muchos sitios es eliminarlas o al menos reducirlas mucho y hasta se han inventado un término nuevo para que no existan llamado trabacaciones, que no voy a hablar más de ello aquí porque merece un post muy completito y crítico con el tema.